Digitalización

Nitidata León, S.A. de C.V. te ofrece soluciones para el manejo de tu archivo tanto histórico como fiscal, financiero, contable, etc., con este tipo de soluciones aumenta la productividad de tu empresa haciendo más eficiente el manejo de tu información. Ofrecemos e Implementamos soluciones integrales de digitalización de documentos ya que comercializamos Gestores documentales como el Sistema Docuware y manejamos las mejores marcas de escáneres. También ofrecemos Buró de servicios de Digitalización, Microfilmación y conversión de archivos.

La digitalización de documentos consiste la conversión de un documento físico o papel en un archivo o imagen digital mediante el uso de un escáner. Este proceso permite el almacenamiento electrónico de la información, por lo que podemos gestionar y consultar inmensos volúmenes de documentos convertidos en imágenes.
La digitalización de documentos está dirigida a las empresas, instituciones educativas, financieras, gubernamentales, hoteles, industrias y todo aquel que busque disminuir o eliminar el uso del papel para almacenar los archivos e información confidencial.

Beneficios de la digitalización de documentos
• Elimina el riesgo de pérdida o deterioro de los documentos
• También podemos almacenar la información en los sistemas en la nube, ya que ofrecen mayor seguridad. Y teniendo el almacenamiento en la nube queda accesible desde cualquier lugar.
• Elimina el riesgo de que la información se llegue a perder o a deteriorar.
• Ahorro en espacio físico.
• Se elimina el riesgo de deteriorarse los documentos debido a las condiciones climatológicas o a accidentes como un incendio o inundación.
• Accesibilidad a la información.
• Ahorro en suministros de papel, tinta, copias, impresiones, mobiliario para archivar información y en tiempo, ya que es mucho más rápido localizar la información.
• Durabilidad por siempre.
• Seguridad contra el robo de información. Aunque los empleados puedan acceder, es posible limitar los archivos, negar accesos y verificar los cambios realizados, con lo que el control de datos incrementa.

Las soluciones y servicios que les ofrecemos son las siguientes:

• BURÓ DE SERVICIOS DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
Nitidata León te ofrece este servicio, ya sea en sitio o en nuestras instalaciones, con lo cual se obtiene muchos beneficios. Este consiste en la conversión de un documento físico o papel en un archivo o imagen digital mediante el uso de un escáner. Este proceso permite el almacenamiento electrónico de la información, por lo que podemos gestionar y consultar inmensos volúmenes de documentos convertidos en imágenes.

El proceso del Servicio de Digitalización consiste:
-Recepción de los expedientes (Consiste en validar los expedientes)
-Preparación de la información a digitalizar (Quitar grapas, clips, broches, etc.).
-Digitalización (Convertir un documento en papel en una imagen digital)
-Indexación de los expedientes con campos de búsqueda para su pronta localización (captura de índices de búsqueda) o clasificado en carpetas.
-Reintegrar la información a su estado original
-Respaldo/Grabación de la información digitalizada
-Entrega Física de la información.
-Generación de reporte con entregables.
-Entrega de producto terminado (Entregables: Ya sea carga en el servidor, Entrega de DVD´S, etc.).

Nota: Hemos implementado el servicio de Digitalización en Municipio de León en la Dir. Gral. de Egresos por un contrato de 600,000 imágenes, digitalizando documentos contables.

• GESTOR DOCUMENTAL (DOCUWARE)
Nitidata León te ofrece una solución completa e integral para archivar documentos empresariales de todo tipo con seguridad y flexibilizando el acceso a ellos para que su uso sea más eficiente. Esta Solución se llama Docuware

Docuware es un sistema de gestión de contenido Empresarial (ECM) que permite:

• La Gestoría de diferentes tipos de documentos digitalizados
• Encontrar con facilidad la información que busca.
• Creación de repositorios ilimitados por área
• Generación de reportes
• Acceso vía Internet
• Acceso con nombre de usuario y password
• Consulta, impresión y descarga controlada de documentos
• Generación de Plantillas ilimitadas
• Integración con cualquier tipo ERP
• Exportación e importación de archivos de metadatos
• Creación de campos de búsqueda/índices ilimitados
• Acceso desde cualquier lugar

DocuWare reúne y clasifica de forma unificada todos estos tipos de documentos (papel, Correos electrónicos, Archivos electrónicos, Registro de datos de ERP) en un archivador central de documentos. Todo ello con numerosas funciones que se pueden automatizar parcialmente y con las cuales el usuario mantiene el orden de forma muy sencilla. Y puede consultar su información desde cualquier lugar.

Docuware es un sistema modular que puede ir creciendo en base a las necesidades de cada empresa:

Maneja los siguientes modulos(Se anexa folleto del Sistema Docuware y sus modulos):

DocuWare Smart Connect. Acceso a los documentos directamente desde otros programas: Por ejemplo, se inserta un botón de búsqueda especial en la interfaz de usuario de un programa de contabilidad. Al hacer clic en el campo, se obtiene la factura necesaria para la contabilidad desde el archivador de DocuWare.
Docuware Task Manager. DocuWare Task Manager acelera el trabajo cotidiano de la oficina. Las listas y las notificaciones de correo electrónico previenen el olvido de las tareas y permiten que los proyectos se tramitan a tiempo.
Docuware Workflow Manager. Es una herramienta que le permite diseñar flujos de trabajo de automatización con una interfaz de arrastrar y colocar sencilla e intuitiva. No requiere programación. Un controlador del flujo de trabajo supervisa todas las tareas de todos los usuarios y puede intervenir en cualquier momento. Además, un historial del flujo de trabajo muestra qué decisiones se tomaron y quién las tomó dentro del flujo de trabajo.
DocuWare Mobile. Puede acceder a sus archivadores desde los dispositivos móviles y contar con las mismas opciones que tiene en la oficina.
Docuware Autoindex. Indexación automática de documentos archivados desde una fuente de datos externa.